Tài liệu Kỹ năng viết báo cáo docx

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH




4. Vit báo cáo




























Tháng 11, 2003








Da theo tài liu ca Trng i hc Qun lý Henley
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 1

VIT BÁO CÁO


Khi mt ngi có nng khiu bm sinh v vit, ngi đó có th tr
thành nhà vn. Nhng khi vit là mt công vic phi làm, thì k nng
vit cn phi đc trau di bng cách tp vit, vit và vit nhiu. Mi
th không đn mt cách d dàng. Khi vit, cn suy ngh k v lý do,
ni dung, phng pháp và đi tng s đc bài vit ca mình. Phi
đc li bài vit nhiu ln, sa đi, hoàn thin đ ri mt ngày nào đó
bn s tr thành mt ngi vit gii.

Trong tài liu này, bn s hc đc cách t duy v mt báo cáo,
vit báo cáo nh th nào cho hiu qu và cách trình bày hoc "bán"
sn phm ca mình.

1. Báo cáo

Báo cáo và Truyn


Báo cáo và truyn là hai phng pháp din đt thông tin khác
nhau và dn đn nhng cách tip nhn khác nhau t phía
ngi đc:
• Báo cáo trình bày nhng d kin và phân tích đ chuyn
ti thông tin di dng kin thc. Công vic vit báo cáo
bao gm thu thp d liu, phân tích và đa ra nhng suy
lun lô-gíc; thông thng đây là bc c bn cho vic
đa ra quyt đnh và hành đng.
• Vit tiu thuyt li khác. n sau câu chuyn là mi liên h
vi nhng kinh nghim ca th gii thc. Truyn ch quan
tâm đn nhng con ngi đc khc ho thông qua mt
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 2

s hoàn cnh c th; mc đích ca truyn ch miêu t sc
thái tình cm nh s s hãi hay lòng mn m.

Mc đích và mc tiêu


Hãy t hi mình ra lý do đ bn vit báo báo. Mc đích vit
báo cáo thng liên quan đn mt vn đ thc tin chng hn
nh:
• Chúng ta cn gii thiu áp dng mt s hot đng mi
cho Trung tâm giao dch "mt ca". Bc đu tiên, chúng
ta cn bit rõ nhng thay đi có th xy ra đi vi các
hot đng và c cu nhân s ca Trung tâm giao dch
"mt ca".
• Công tác qun lý đt đai gp khó khn vì thiu cp nht
thông tin. Vit báo cáo đ gii thích vì sao.
• Trong mi trng hp, báo cáo s không đ cp đn toàn
b vn đ. Trái li, báo cáo phi có nhng đ xut rõ ràng
và kh thi đ góp phn gii quyt vn đ. óng góp này
xác đnh mc đích ca báo cáo.

Khi mc đích ca báo cáo đã rõ ràng, bn có th xác đnh
đc mc tiêu. Mc tiêu s đc nêu rõ trong báo cáo. Mc
tiêu xác đnh chính xác v nhng gì mà cn phi đt đc
trong báo cáo. Sau đây là mt s mc tiêu ca các báo cáo
gii quyt các vn đ mà chúng ta va đ cp  trên:
• "Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng thay đi có
th thc hin ti các Trung tâm giao dch "mt ca" đ to
tính bn vng cho vic đa thêm các hot đng mi.”
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 3
• “Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng lý do k
thut và qun lý gây chm tr trong vic cp nht các bn
đ đa chính.”
Mc tiêu ca báo cáo nên đc đ cp rõ ràng trong phn m
đu ca báo cáo, chng hn nh trong phn gii thiu.

Phm vi báo cáo


Phm vi ca báo cáo có th đ:
• Cung cp d liu (các s kin), không phân tích hay bình
lun.
• Cung cp thông tin (d liu và phân tích) liên quan đn
vn đ cn gii quyt.
• Cung cp kin thc liên quan đc thu thp t mt lnh
vc rng hn hoc lnh vc liên quan.
•  xut quyt đnh da trên thông tin hay kin thc.
• Trình bày cách thc khi xng hành đng liên quan và
ai s là ngi thc hin.

D liu/
S

ki

n
Hành đng
Thông tin/
Kin thc

Quyt đnh







Tu theo phm vi báo cáo, bn có th đa ra các d liu thc
t, các phân tích hoc li khuyên. Mc tiêu nên nêu rõ phm
vi ca báo cáo.


Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 4

Tính hiu qu
Xem xét 3 mc đ sau đây trong mt báo cáo:
• V MT K THUT: Báo cáo phi đc trình bày khoa
hc; ni dung và ch vit phi rõ ràng và d đc; báo cáo
phi đc giao np đúng thi hn.
• V MT NG NGHA: Báo cáo phi chuyn ti đc
thông tin mun nói mt cách rõ ràng đn đc gi. iu này
có ngha là báo cáo phi có mc đích, mc tiêu và phm vi
rõ ràng. Ngoài ra, t ng s dng trong báo cáo cn trong
sáng và càng rõ ngha càng tt.
• TÍNH HIU QU: Báo cáo phi gây đc cm hng t
phía ngi đc và ngi đc thy rng bn đã cung cp
cho h nhng gì h mong đi. Và đó là nhng điu rt hu
ích đi vi h, vì th h đc chun b tt hn đ thc
hin bc tip theo trong quá trình gii quyt vn đ đó.

2. Nguyên tc vit báo cáo


Nguyên tc th nht: Xem ngi đc là khách hàng


Nguyên tc th nht đc da trên khái nim Qun Lý Cht
lng toàn din: tt c mi ngi đu có khách hàng. Khách
hàng này có th là đng nghip, cp trên hoc cp di hay
bt c nhng ngi liên quan nào trong hoc ngoài t chc
ca bn.

• Khách hàng là ngi quan trng nht.
• Bn nên ch đng tìm hiu mi quan tâm và quan đim
ca khách hàng và cách tt nht đ bn có th giúp đ h.
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 5

• Khách hàng không phi lúc nào cng bit nhng điu h
cn hoc mong mun. Vi vai trò là ngi vit báo cáo,
bn s giúp h xác đnh nhng vn đ này.
• Ý kin sn có ca ngi đc? Bn nên xem xét liu có
nhng đnh kin hoc ý thích cá nhân v kiu và cách đnh
dng vn bn.
• Ni dung vn bn mà bn mun chia s vi ngi đc?
Liu bn và ngi đc đu quen thuc nhng thut ng
chung ca ch đ đc đ cp? Mc đ hiu bit ca
ngi đc đi vi vn đ bn đ cp trong báo cáo? iu
này quyt đnh s lng chi tit bn cn đa vào báo cáo.
• Lý do ngi đc đc báo cáo ca bn? H cn tìm kim
gì? H mun tìm kim gì? Và sau khi đc báo cáo ca bn
h s làm gì?

Các yu t trên nh hng đn cách thc bn vit báo cáo
nh th nào? Và cn quan tâm đc bit đn nhu cu ca
ngi s chu trách nhim hành đng sau khi đc báo cáo ca
bn.



Nguyên tc th hai: Mc đ đa dng ca chi tit trong báo
cáo

Mc đ đa dng ca các chi tit:
Nhng đc gi khác nhau yêu cu mc đ chi tit khác nhau
trong các trng hp khác nhau.  đáp ng đc yêu cu
này, báo cáo ca bn phi đa ra nhiu cp đ khác nhau ca
các chi tit đ ngi đc có th d dàng chn la mc đ chi
tit h cn và gim thiu ti đa khó khn khi s dng.
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 6

Các t báo s dng k thut vit đn gin gi là vit theo
dng hình chóp. Bài báo s đc m đu vi câu bao quát
toàn b vn đ chính s đc vit. Ch đc câu đu tiên này,
bn cng có th nm đc ni dung chính ca bài vit. u
đ ca báo cáo cng có th đc s dng vi mc đích này,
vì th đôi khi bn không cn đc ni dung khác ngoài đu đ.
Nu ngi đc mun quan
tâm chi tit hn thì s đc nhng
câu tip theo. Bn có th đc thêm tu theo ý mun.

S kin, phân tích và ý kin:
Mt yêu cu quan trng ca mt báo cáo là nên tách s kin,
phân tích và ý kin thành tng phn riêng. Hãy bt đu báo
cáo vi các s kin (d liu). Sau đó phân tích trình bày
nhng thông tin liên quan đn vn đ. Tip đn (nu có yêu
cu) s tin hành đánh giá và kin ngh quyt đnh và hành
đng. Cu trúc này giúp bn trình bày và sp xp bài báo cáo
ca mình lô-gic hn.
• Nên có s thng nht trong các d liu. Các d liu và s
kin bn đa ra phi xác thc và đc kim tra cn thn.
• Nu có điu gì không chc chn v d kin và bn không
th xác minh, bn cn nêu rõ trong báo cáo.
• Nhng phân tích da trên các d liu sai s không có giá
tr. Và đi vi báo cáo ca bn cng vy.
Các kt lun và kin ngh ca bn c bn thng da trên
nhng nhn đnh có th mang tính ch quan. Ngi đc có
th không tán đng. Nu báo cáo ca bn tách riêng các phn
d kin, phân tích và đ xut ý kin thì ngi đc có th t
hình thành ý kin riêng ca mình và nh vy bài báo cáo ca
bn vn có giá tr đi vi h.

Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 7
Nguyên tc th ba: Cu trúc báo cáo hp lý

Báo cáo ca bn nên có các mc đ chi tit la chn đa dng
và tách riêng các phn d kin, phân tích và ý kin.
Chúng tôi đ xut sau đây cu trúc chi tit mô phng khái
nim này:
Mc đ chi tit
0 1 2 3 4

x Tiêu đ
x Tóm lc
x Gii thiu / Mc tiêu
x x Ni dun
g
x x D kin / D liu
x x Phân tích / Thôn
g
tin / Kin n
g
h
Thân
bài
x Kt lun
x Ph lc

Bng cách chn nhng phn thích hp, ngi đc có th có
đc 4 mc đ ca các chi tit báo cáo:
1. Tiêu đ và tóm lc (hoc trích dn)
2. Gii thiu + Kt lun
3. Gii thiu + Thân bài + Kt lun
4. Gii thiu + Thân bài + Kt lun + Ph lc

Phn tiêu đ:
Tiêu đ là phn tóm tt khái quát ni dung báo cáo! Và tiêu đ
cn nht quán vi mc tiêu. Nó s to cho ngi đc n
tng tc thì v ni dung ca báo cáo. Không nên đt tiêu đ
quá dài, nhng khi cn thit, bn có th dùng ph đ đ làm
rõ tiêu đ chính.


Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 8

Phn tóm tt:
Nên có mt bn tóm tt trong phn đu ca mt báo cáo dài.
Phn tóm tt này nên bao quát nhng ni dung quan trng mà
bn đ cp trong báo cáo. Nh th, nhng ngi có quyn
lc nht hoc nhng ngi ra quyt đnh thng không có
thi gian đc ht bn báo cáo s đc phn tóm tt. Chính điu
đó làm tng thêm ý ngha quan trng ca phn tóm tt.

Phn gii thiu:
Gii thiu là phn chính bn báo cáo ca bn. Phn này s
đa ra bi cnh và đ cp lý do vit báo cáo. Phn này phn
ánh mc đích rng hn ca bn báo cáo, đt ra vn đ cn
đc gii quyt và nêu rõ nhng đóng góp ca báo cáo vào
vic gii quyt nhng vn đ đó. Phn gii thiu cn bao gm
mc tiêu ca báo cáo. i vi các báo cáo dài, phn gii thiu
nên gii thích rõ các phn chính ca bài báo cáo.

Phn thân bài:
Phn thân bài bao gm mt s đon hoc chng. Thông
thng mi chng s tuân theo phm vi ca báo cáo: các
d liu, phân tích và ý kin đa ra hoc kin ngh. Các d liu
 phn thân bài nên theo mt trình t lô-gíc.  mt s đim,
bn có th cn đn các thông tin b sung đ cng c lp lun
ca bn. Các ph lc đc s dng vi mc đích này. Mi
liên quan gia phn thân bài và các ph lc rt quan trng đi
vi ngi đc. Vì th, hãy nêu rõ nhng thông tin trong các
ph lc đ ngi đc quyt đnh đc nó hay b qua
.

Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 9

Phn kt lun:
Phn kt lun là tóm tt ni dung phn thân bài và không nên
đa thông tin mi vào phn này. Vì vy, ni dung phn kt
thúc vn đ phi liên kt mch lc vi phn gii thiu.

Phn ph lc:
Ph lc là phn có mc đ chi tit cao nht và đôi khi ch hu
ích đi vi ngi có nhu cu tht cn thit hoc các chuyên
gia. Nên đánh s theo trình t mà chúng đc trích t phn
chính ca báo cáo.

Nguyên tc th t: Trình bày hoàn ho


Khi bn thuyt trình nu có gì khim khuyt thì có th s
không ai đ ý hoc mi ngi s nhanh chóng quên ngay hay
b qua. Nhng đi vi mt tài liu vit thì s không có lý do đ
b qua cho bt kì li s sut nào bi vì đây là mt tài liu
đc cân nhc, vit và kim tra cn thn. Nu mt bài vit có
sai sót thì nhng sai sót này s tn ti cùng thi gian vi tài
liu chúng đc vit trong đó.

Phn đ mc:
 mc đc xem nh các ct mc trong quá trình vit báo
cáo và giúp ngi đc nhanh chóng tìm thy thông tin c th.
Cn phi thng nht cách trình bày  phn này và tuân theo
cu trúc ca báo cáo.

Trang mc lc:
Ngoi tr các báo cáo ch có vài trang mà chúng ta có th gi
là "tài liu làm vic", nên có bng mc lc trong bài báo cáo
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 10

ca mình. Trang mc lc lit kê các ph lc vi đy đ các
tiêu đ.

Hình thc trình bày:
Trong trng hp đánh báo cáo trên máy vi tính, nên s dng
phn mm phông ch thông dng nh phông Unicode. La
chn phông ch đúng to điu kin d dàng hn cho ngi
đc ch không phi là ngi vit. Chúng tôi gi ý h ch
Arial hoc các h ch khác vi đng nét rõ ràng. S dng
h ch ging nhau cho toàn b vn bn. In đm và gch chân
dùng cho các tiêu đ, mc đ hoc các t c th hoc câu
quan trng cn nhn mnh. In nghiêng
dùng cho các câu trích
dn. Ch dùng màu đen cho toàn b ch vit trong báo cáo.
Còn các biu đ và tranh minh ho đc phép s dng màu
sc khác.

nh dng vn bn:
Cách trình bày và đnh dng s làm cho báo cáo ca bn d
đc hn và mang tính cht chuyên nghip. Ni dung ca vn
bn không nên sp xp chen chúc trong các trang giy mà
nên đc trình bày có thm m. t l phi và l trái vi
khong cách 3 cm là chun. Trong trng hp phi đóng tp
bài báo cáo vi ch đ in hai mt, nên s dng ch đ cn l
phi và trái khác nhau cho thun tin. i vi các trang hoàn
toàn khác nhau phi thì có tiêu đ. Ngoài tiêu đ, cn phi
đánh s trang.

3. Hng dn đnh dng và trình bày mt tài liu


• Ch s dng màu đen cho tiêu đ và ni dung vn bn,
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 11

• Tránh dùng h ch rm rà, nên dùng h ch ph thông,
• S dng phn mm phông ch theo tiêu chun Quc t
nh phông Unicode,
• Nên đ khong cách hp lý gia các ch vit, nhng dòng
ch dài thng khó đc hn,
• Không nên đ đ mc và phn bt đu ni dung chi tit
ca đ mc đó  hai trang khác nhau,
• Trong trng hp bng mc lc dài quá mt trang, nên lp
li tiêu đ trên trang tip theo và không đc tách d liu
trong cùng mt ô sang trang tip theo,
• Nu bng mc lc gói gn trong mt trang, gi nguyên
bng trong trang đó,
• Không đc chia tách các đ ho hoc hình nh,
• Trong trng hp bn mun chèn hình nh hay đ ho
vào vn bn, thì phi cn thng l trái hoc l phi,
• S dng đnh đng, th thc và cách trình bày ging nhau
cho toàn b vn bn.

4. Thc hành vit báo cáo

Phng pháp lô-gic


u tiên phi xác đnh mc đích, mc tiêu và phm vi ca báo
cáo. Tip đn là xác đnh cu trúc ca báo cáo. Phng pháp
thích hp v gii quyt vn đ c đin đc thc hin theo
trình t sau đây:
1. Phân tích vn đ,
2. Lit kê các đnh ngha và gi thit,
3. Xác đnh tiêu chí cho gii pháp,
4. ánh giá các gii pháp có th,
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 12

5. Chn ra các gii pháp ti u.
 có thêm thông tin chi tit hn, ngi đc nên tham kho
ni dung tài s 3 v K nng gii quyt vn đ.

Ngay c khi bn chn phng pháp lô gic, bn cng có th s
gp khó khn trong vic trình bày lp lun ca bn:
• S dng ngôn ng rõ ràng, tránh t ng mp m có th
dn đn hiu nhm và gii thích hai ln.
• Báo cáo phi mang tính chuyên nghip và khách quan, và
không mang tính áp đt bi ý mun ca bn,
• B qua các sc thái tình cm ch dành cho truyn; nên đi
thng vào các d kin và lun chng,
• a ra lp lun lô gic bt c khi nào bn có th; nu không
th hãy tìm cách thuyt phc.

Vit báo cáo


S là không tt nu bn ngi mt ch đ vit báo cáo t đu
cho đn khi kt thúc và cho rng đó là bn báo cáo hoàn
thin. Tt hn ht là bn nên vit bn d tho theo mt trình
t lô gic và đt đc các mc đ chi tit đa dng mà ngi
đc yêu cu. Sau đây là trình t gi ý:
1. Tho phn gii thiu,
2. Tho phn thân bài (mt s chng vi các ph lc h
tr),
3. Sa li phn gii thiu; tho phn kt lun,
4. Tho phn tóm tt hoc trích dn,
5. Gác bn tho qua mt bên; nh mt ngi nào đó đc
bn tho này,
6. Sa cha bn tho, sa các đim chi tit.

Xem chi tiết: Tài liệu Kỹ năng viết báo cáo docx