mới chuyển đi …thì việc tìm kiếm và xử lý thơng tin rất mất thời gian và
khó khăn.
Bên cạnh đó việc quản lý giáo viên về các mặt như dự giờ , hồ sơ sổ
sách, vào điểm , quản lý việc nghỉ dạy ,đi trễ của giáo viên diễn ra trên giấy
tờ nên để thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác là vơ cùng khó khăn
và chậm chạp dẫn đến việc báo cáo có tính tổng hợp phân tích cao khơng
thể thực hiện được thường xun vì cần nhiều thời gian và khó khăn trong
xử lí thơng tin.
Những thơng tin về giáo viên do hội đồng thi đua khen thưởng kỉ luật
của trường thu được sau các đợt thi đua kiểm tra sẽ được thư kí hội đồng
chuyển cho chủ tịch hội đồng , hiệu trưởng, hiệu phó xem xét để cuối tháng
có các phần thưởng ,kỉ luật xứng đáng. Ngồi ra những thơng tin trên còn
được chuyển cho hội đồng thanh tra, kiểm tra của sở giáo dục về việc thi đua
dạy tốt học tốt giữa các trường và phân loại chất lượng đào tạo giữa các
trường .
Để thực hiện tốt cơng việc quản lý giáo viên đảm bảo cho cơng tác
dạy và học đạt kết quả cao, Hệ thống quản lý giáo viên được phân tích và
thiết kế sao cho gần với cơng tác quản lý bằng phương pháp thủ cơng hàng
ngày. Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm cơng
tác quản lí dễ dàng trong điều hành. Bài tốn quản lý giáo viên được thiết kế
nhằm giảm bớt sự cồng kềnh phức tạp trong cơng tác quản lý giáo viên trước
đây. Những hệ thống cũng khơng có sự thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý
giáo viên so với quản lý bằng thủ cơng, mà nó cho phép thực hiện cơng tác
quản lý nhanh, chính xác tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an tồn hơn.
Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thơng tin
của cán bộ một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất. Cơng việc tra
cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an
tồn dữ liệu cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thơng tin. Bài
tốn được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống khơng cồng
kềnh, tránh tình trạng thừa thơng tin nhưng vẫn đảm bảo các u cầu của bài
tốn
2. Lý do chọn đề tài
Trong q trình tìm hiểu cơng tác quản lý và giảng dạy ở trường, đồng
thời được sự gợi ý của người hướng dẫn thực tập, cơ hiệu trưởng Võ Thị
Thu Oanh em đã chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
quản lý giáo viên tạI trường tiểu học Kim Đồng ”
Hệ thống mới này sẽ hướng vào các mục tiêu:
- Phục vụ cơng tác quản lý một cách thuận tiện nhất trên máy tính:
xem, tìm kiếm, thống kê…
- đưa ra các báo cáo
Với hệ thống này việc quản lý giáo viên sẽ rất dễ dàng, đỡ tốn thời gian và
thuận tiện. Đây cũng là lí do chính để em chọn làm đề tài này
Chương trình được viết bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 và ngơn
ngữ lập trình visiual basic 6.0. Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
mạnh mẽ và phổ biến . Mặt khác Visiual basic 6.0 là ngơn ngữ lập trình hết
sức linh động và dễ sử dụng. chính vì vậy mà sự kết hợp của Vb 6.0 và
Access 2000 sẽ xây dựng lên một hệ thống ứng dụng hồn hảo.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
I. Thơng tin, hệ thống thơng tin
1. Thơng tin
Có thể nói thơng tin vừa là ngun liệu đầu vào vừa là sản phẩm dầu
ra của hệ thống quản lý. Thơng tin là thể nền của quản lý cũng giống như
năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Khơng có thơng tin thì khơng có
hoạt động quản lý đích thực.
Thơng tin từ mt Tt ra mơi trường
Hệ thơng quản lý
Đối tượng quản
lý
Thơng tin tác nghiệp
Thơng tin quyết định
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2. Hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thơng tin trong một tập các ràng buộc được gọi là mơi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin
học hoặc khơng tin học. Đầu vào của hệ thống thơng tin được lấy từ các
nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được
lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào
kho lưu trữ dữ liệu.
3. Phân loại hệ thống thơng tin trong một tổ chức
Hệ thống thơng tin quản lý MIS (management information system), là hệ
thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt động này nằm ở mức
đIều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao
Nguồn
Thu thập
Xử lý và lưu trữ
Kho dữ liệu
Đích
Phân phát
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngồi tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra
các báo cáo cho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo u cầu.
4. Mơ hình của hệ thống thơng tin
a. Mơ hình logic
Mơ tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó phải thực hiện,
các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những
thơng tin mà hệ thống sản sinh ra. Mơ hình này trả lời câu hỏi “cái gì?” và
“Để làm gì?”. Nó khơng quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như
địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lí.
b. Mơ hình vật lý ngồi
Mơ hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như
là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu
vào và của đầu ra, Phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ
bộ phận, con người và vị trí cơng tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục
thủ cơng cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu,loại
màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mơ hình này cũng chú ý tới mặt
thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử
Mơ hình logic
(góc nhìn quản lý )
Mơ hình vật lý ngồi
(Góc nhìn sử dụng)
Mơ hình vật lí trong
(Góc nhìn kĩ thuật
Mơ hình ổn định nhất
Mơ hình thay đổi nhất
Cái gì? để làm gì?
Cái gì? ở đâu, khi
nào?
Như thế nào
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu và Khi
nào?
c. Mơ hình vật lý trong:
Mơ hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên
khơng phải là cái nhìn của ngươì sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.
Chẳng hạn đó là những thơng tin liên quan tới loại trang thiết bị được
dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và và tốc độ xử lý
của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các
chương trình và ngơn ngữ thể hiện. Mơ hình giải đáp câu hỏi: Như thế
nào?
Mỗi mơ hình là một kết quả của một góc nhìn khác nhau, mơ hình logic
là kết quả của góc nhìn quản lý, mơ hình vật lý ngồi là góc nhìn sử dụng
và mơ hình vật lý trong là góc nhìn của kĩ thuật. Ba mơ hình trên có độ
ổn định khác nhau, mơ hình logic là ổn định nhất và mơ hình vật lý trong
là hay biến đổi nhất. Khi thiết kế chương trình cần tính tới trang thiết bị
để thực hiện chương trình.
II. Khái qt về việc phát triển một hệ thống thơng tin
Ngun nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thơng tin
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thơng tin là cung
cấp cho những thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất. Phát
triển một hệ thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
Thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một
hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được
chuẩn đốn về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của
hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ
hình logic và mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đó.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển hệ thống thơng tin mới là cái gì
bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thơng tin ? Đó
là sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thơng tin, những vấn đề về quản lý và
việc thâm thủng ngân quỹ là những ngun nhân đầu tiên thúc đẩy một u
cầu phát triển hệ thống và một số ngun nhân khác nữa như u cầu của
nhà quản lý, cơng nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị…
III. Phương pháp phát triển hệ thống thơng tin
Một hệ thống thơng tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một
mơi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần
phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các
cơng cụ tiến hành các cơng cụ cho phép tiến hành một q trình phát triển hệ
thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được trình bày ở đây
gồm 7 giai đoạn:
1. Giai đoạn 1: Đánh giá u cầu
Đánh giá u cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và khơng đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các cơng đoạn
sau:
a. Lập kế hoạch đánh giá u cầu
Mỗi giai đoạn của q trình phát triển hệ thống cần phảI được lập kế
hoạch cẩn thận rõ ràng. Nó là bước làm quen với hệ thống đang xét, xác
định thơng tin phảI thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập thơng
tin cần dùng.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
b. Làm rõ u cầu
Bước này nhằm mục đích cho ta hiểu rõ u cầu của người u cầu.
Chính giai đoạn đánh gía u cầu và cụ thể là cơng đoạn làm rõ u cầu cho
phép ta xác định câu trả lời, xem người sử dụng mn gì? Tiếp theo phảI
đánh giá xem liệu u cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm xuống hoặc
phảI tăng cường mở rộng thêm. Làm sáng tỏ u cầu được thực hiện chủ yếu
qua các cuộc gặp gỡ với những người u cầu sau đó là những người quản lý
chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng
tới. Khung cảnh của hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của
thơng tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào
q trình xử lý dữ liệu. Việc tiếp theơ phải làm là tổng hợp thơng tin dưới
ánh sáng của những vấn đề đã được xác định và những ngun nhân có thể
nhất, chuẩn bị một bức tranh khái qt về giải pháp để tiến hành đánh giá
khả năng thực thi của dự án. Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử
dụng phiếu đIều tra là những cơng cụ tin dùng của nhà phân tích. Chúng
cũng được dùng trong suốt q trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong
giai đoạn đánh gía u cầu.
c. Đánh giá tính khả thi
Đánh giá khả thi của một dự án nói chung là xem có yếu tố nào ngăn
cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành cơng giải pháp đã đề
xuất hay khơng? Tất nhiên là trong q trình phát triển hệ thống ln ln
phảI tiến hành đánh giá lại. Nhưng vấn đề chính về khả năng thực thi là khả
thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật.
Đánh giá khả thi rất quan trọng, đòi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu sắc vấn
đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi phí
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
của các giải pháp. Nếu đánh giá được nhận định là khơng tích cực thì buộc
nhà phân tích phải có đề xuất mới.
d. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá u cầu
Báo cáo cho phép những nhà quết định cho phép dự án tiếp tục hay
dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình
hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình
bày để các nhà ra quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề. Nội dung của
báo cáo gồm các mục sau:
- Nhắc lại u cầu
- Phương pháp tiến hành đánh giá u cầu.
2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về
u cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề
của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những ngun nhân đích thực của
các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ
thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thơng tin mới phải đạt được. Trên
cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay
thơi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích
chi tiết bao gồm các cơng đoạn sau đây
a. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Cơng đoạn này bao gồm:
Thành lập đội ngũ: Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm
quy mơ của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý
dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và các kinh nghiệm của các
thành viên tham gia.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Lựa chon phương pháp và cơng cụ: Phương pháp làm việc
và các cơng cụ của đội ngũ là các phương tiện làm dễ dàng
việc thực hiện các nhiệm vụ. Các cơng cụ thu thập thơng tin
chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu
tài liệu của tổ chức
Xác định thời hạn: cần phảI thực hiện và tn thủ thời gian
đã ấn định.
b. Nghiên cứu mơi trường của hệ thống đang tồn tại
Một hệ thống thơng tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố bên ngồI và
ngược lại nó cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó
được gọi là ràng buộc của hệ thống. Việc nghiên cứu nó để đánh giá mức độ
phù hợp của các đặc trưng của hệ thống với các rằng buộc của mơI trường.
Thơng tin về mơi trường được chia thành 4 lĩnh vực, đó là:
- Mơi trường ngồi
Loại hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ
Ngành hoạt động
Sự phát triển chung của ngành
Cạnh tranh và thị phần
Xu thế cơng nghệ trong ngành
Những bộ luật cơ bản mà ngành phải tn thủ
Những yếu tố chính yếu của sự thành cơng cho các tổ chức
cùng ngành
- Mơi trường tổ chức
Nhiệm vụ
Lịch sử
Kích cỡ, tăng trưởng, thị trường, năng lực
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét