Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 5
và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ
học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.
- Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là :
1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần
phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như :
Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET, )
2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa
và nhỏ.
Access2000 có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)?
- Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc. Các thao tác
sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện;
- Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể
thay thế công nghệ trước đây s
ử dụng trong Access là DAO – Data Access
Objects bởi nhiều lý do cả về cách thức sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ
thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ công nghệ này trong Phần 2 cuốn giáo trình;
- Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000
Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (tức là tạo bộ gài
đặt mà khi sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính)
- Có khả n
ăng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diện
web (web-base). Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây. Tuy
nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các
công cụ chuyên nghiệp khác như : ASP, PHP, .NET, …
Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua
bộ Microsoft Office 2000. Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫ
n sử
dụng đi kèm đĩa CD phần mềm.
2. Khởi động
Có khởi động Access theo nhiều cách:
- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window;
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 6
- Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .MDB với biểu
tượng của Microsoft Access
Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thường màn hình tiếp theo xuất
hiện cho phép chọn cách làm việc:
- Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới
tệp);
- Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo
mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này);
- Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.
3. Tạo mới tệp Access
Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải
quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự
án có 1 tệp.
Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng
*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu
trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp:
- Tables – nơi chứa toàn bộ các bả
ng dữ liệu;
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 7
- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;
- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;
- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự
án.
Thông thường mỗi tệ
p Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 2,
tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và
đặt tên tệp Access:
Hãy chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File Name; nhấn
để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai
báo.
Gõ tên tệp cần lưu
Chọn thư mục trên đĩa, nơi
sẽ lưu tệp Access
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 8
4. Môi trường làm việc
Sau khi một tệp Access được mở, môi trường làm việc trên Access xuất hiện với
những thành phần như sau:
(1) - hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện
các lệnh khi cần;
(2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries,
Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách
làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.
5. Mở tệp đã tồn tại
Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại
trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như
sau:
1
2
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 9
Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút
Open
trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:
Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:
- Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in;
- Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc
Enter.
Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm
việc.
6. Thoát khỏi Access
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong
các cách:
- Mở thực đơn File | Exit;
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;
- Hoặc sử dụng nút Close
trên cửa sổ Access đang mở.
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 10
CHƯƠNG
1
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát
triển một ứng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là
những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ứng
dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thường xuyên
gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lạ
i CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể
phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém.
Trong chương này sẽ trình bày các khái niệm cũng như các kỹ năng để học viên
có thể tiếp cận và xây dựng được các hệ CSDL trên Acces, cụ thể là:
Tạo cấu trúc các bảng dữ liệu;
Thiết lập thuộc tính LookUp;
Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vèn dữ liệu;
Nhập dữ liệu cho CSDL;
Đặc biệt là qui trình xây dựng một CSDL Access.
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 11
1. Các khái niệm về CSDL Access
1.1 CSDL Access
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nỗi
giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một
ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
Ví dụ:
CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HOCSINH, LOP,
KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợ
p phục vụ lưu
trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học. Toàn bộ cấu trúc
CSDL quản lý học sinh trên Access được mô tả như sau:
CSDL Quản lý bán hàng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HANG, KHACH,
HOADON, HANGBAN được kết nối với nhau một cách phù hợp, phục vụ ứng
dụng quản lý việc bán hàng tại một cửa hang. Sơ đồ cấu trúc CSDL này như sau:
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 12
CSDL Quản lý lương cán bộ, bao gồm các bảng: PHONGBAN, CHUCVU và
CANBO được kết nối với nhau phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý
lương cán bộ một cơ quan. Cấu trúc CDSL này được biểu diễn như sau:
CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư một cửa hàng. Bao gồm các bảng:
VATTU, KHACH, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, VATTU_NHAP, VATTU_XUAT
được biểu diễn như sau:
1.2 Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Tables) là một phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ
những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các
bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm
bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừ
a dữ liệu được hiểu đơn
giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng. Tác hại
của hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 13
liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi
trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường
dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và
tập hợp các bản ghi.
Mô tả một bảng dữ
liệu trong trạng thái Datasheet (nhập, xem, sử dữ liệu):
Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc):
Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)
Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
Bản ghi đặc biệt cuối cùng gọi là EOF
Tập hợp các thuộc tính của
trường dữ liệu
Trường khoá (Primary key)
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 14
Tên bảng
Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc
của bảng, tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên
tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows Explorer.
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt
có dấu trong tên bảng.
Trường dữ liệu (Field)
Mỗi cột dữ liệu củ
a bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ
liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ
như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng,
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ liệu
có thể nh
ận một trong các kiểu dữ liệu sau:
TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ
1 Number Tuỳ thuộc kiểu cụ
thể
Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu
2 Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số.
3 Text tuỳ thuộc độ dài
xâu
Xâu ký tự
4 Yes/No 1 bytes Kiểu logic
5 Date/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ
6 Currentcy Sing Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ
7 Memo tuỳ thuộc giá trị kiểu ghi nhớ
8 Hyperlink tuỳ thuộc độ dài
xâu
Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink)
9 OLE tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét