LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Bắc Hà Nội": http://123doc.vn/document/573217-giai-phap-hoan-thien-he-thong-kiem-soat-noi-bo-tai-ngan-hang-nong-nghiep-va-phat-trien-nong-thon-viet-nam-chi-nhanh-bac-ha-noi.htm
Chương 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến các định nghĩa khác
nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa được chấp
nhận khá rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comission – Hoa Kỳ) được đưa ra vào năm
1992:
“ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
[Trích báo cáo của COSO: KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control –
Intergrated Framework)].
Trong định nghĩa trên, COSO đã định nghĩa KSNB là một tiến trình
(process). Một tiến trình là một loạt hành động hoặc tác vụ dẫn đến dẫn đến một
kết quả đặc biệt thường là được mong muốn. Quan điểm một tiến trình đối với
KSNB là quan trọng trong việc hiểu biết về KSNB và các tiến trình kinh doanh
(business process) trong các tổ chức tiên tiến.
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 5
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
Hội kiểm toán Anh quốc lại định nghĩa hệ thống KSNB theo các mục tiêu
hoạt động của nó:
“KSNB là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các
lĩnh vực khác được thiết lập bởi Ban quản lý, nhằm:
- Tiến hành đảm bảo kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả
- Đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị
- Giữ an toàn tài sản
- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán…”
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (IAS 400), “Hệ thống KSNB là toàn bộ
những chính sách, thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị này thiết lập nhằm đảm
bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có
thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài
sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác, đầy đủ và kịp
thời của các ghi chép kế toán.”
Theo ngân hàng thế giới (WB), “Hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với
những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của tổ chức tín dụng thực thể chấp
nhận; nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng
thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự có hiệu quả…”
Theo điều 2, chương 1 “Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín
dụng” do Ngân hàng Nhà nước ban hành ngày 01/08/2006 và thông tư
44/2011/TT-NHNN ban hành ngày 29/12/2011 thì: “ Hệ thống kiểm tra, KSNB
là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của
tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện
hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp
thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đã đặt ra.”
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 6
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
1.1.2. M c tiêu c a h th ng ki m soát n i bụ ủ ệ ố ể ộ ộ
Mục tiêu hoạt động
- Phòng ngừa, ngăn chặn sai sót, vi phạm, giảm thiểu rủi ro.
- Phát hiện sai sót, vi phạm, dấu hiệu rủi ro, đảm bảo an toàn, hiệu quả trong
hiệu quả kinh doanh.
- Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, nâng
cao hiệu quả, an toàn cho hệ thống.
Mục tiêu thông tin
Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý,
đầy đủ và kịp thời để người quản lý có thể dựa vào thông tin đưa ra quyết định.
Ví dụ: Thu thập thông tin về nợ xấu có thể giúp chúng ta phân tích tìm hiểu
xu hướng của nợ xấu theo: ngành nghề cho vay, loại hình sở hữu doanh nghiệp
cho vay, thời hạn cho vay… nhằm đưa ra danh mục cho vay an toàn và hiêu quả.
Mục tiêu tuân thủ
Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy trình, quy định nội bộ của doanh
nghiệp và quy định chung của các cấp có thẩm quyền.
Đạt được các mục tiêu là vấn đề hết sức quan trọng trong hoạt động kinh
doanh của ngân hàng. Tuy nhiên, nhà quản lý tổ chức và điều hành trên cơ sở
cân nhắc giữa chi phí và lợi ích sẽ không thể chấp nhận bất cứ phương pháp
kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại. Đây chính là sự
đảm bảo tính hợp lý trong thiết kế một hệ thống KSNB.
1.1.3. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ
kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót,
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 7
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân
hàng, gây thiệt hại trong kinh doanh.
Ví dụ: để ngăn chặn thất thoát tiền bạc, ngân hàng quy định mọi khoản thu
chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét duyệt của kế toán, kiểm soát
viên, kế toán trưởng.
Bảo vệ doanh nghiệp trước những thất thoát tài sản có thể tránh
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình.
Chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư
hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự
cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các
tài liệu quan trọng…
Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết
định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập các báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.
Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các
thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 8
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ
yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính…
Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động
trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB
doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý
doanh nghiệp.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song các mục tiêu trên đôi khi cũng có
mâu thuẫn với nhau như tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản,
sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là
xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa các mục tiêu trên.
1.2. CÁC Y U T C U THÀNH C A H TH NG KI M SOÁTẾ Ố Ấ Ủ Ệ Ố Ể
N I BỘ Ộ
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Mức độ hữu hiệu của KSNB tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều
yếu tố khác, chúng được gọi là môi trường kiểm soát. Như vậy môi trường kiểm
soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có ảnh
huởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ,
trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và
kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt
được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 9
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
soát yếu kém. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần
nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát
không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm:
Đặc thù quản lý
Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào những nguyên tắc
và quan điểm của nhà quản lý. Nếu người quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm
muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng thì
các thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát.
Ngược lại khi nhà quản lý không thực tâm chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt
được một mức lợi nhuận cao, các mục tiểu kiểm soát chắc chắn sẽ không đạt
được.
Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong
điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại
tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất không có
hiệu quả. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban giám đốc
giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền.
Mặt khác, đặc thù quản lý còn là vấn đề phân bố quyền lực trong một đơn vị.
Về nguyên tắc, nếu quyền lực được phân chia hợp lý thì môi trường kiểm soát sẽ
tốt hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể còn tùy thuộc vào thực tế của từng đơn
vị.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu
của tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân
nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 10
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành
nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao. Vì vậy một điều hiển nhiên là
hệ thống kiểm soát nội bộ cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có
thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của đơn vị.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả nhà quản lý phải tuân
thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp,
không bỏ sót lĩnh vực nào và không bị chồng chéo về quyền hạn và chức năng
giữa các bộ phận.
- Giữa các bộ phận phải có sự độc lập tương đối. Vì làm như vậy để khi sai
sót hoặc gian lận xảy ra có thể quy trách nhiệm dễ dàng cho một bộ phận hoặc
một cá nhân cụ thể.
- Phải cụ thể từng chức năng cho các bộ phận như xử lý và phản ánh các
nghiệp vụ lên số sách hay bảo quản tài sản.
Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn
là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực
hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Nếu nhân viên có năng
lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm
bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, dù đơn vị có thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên
kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ
thống KSNB không thể phát huy hiệu quả.
Công tác kế hoạch
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 11
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế
hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt
động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa
học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm
soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét
tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã
lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lí, điều chỉnh kế hoạch kịp
thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát, kiểm tra và đánh
gia một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ
thống KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp đơn vị có
được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất
lượng công tác kiểm soát nói riêng. Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có
thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất
cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và
thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị.
Môi trường bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ cũng như sự thiết kế
và vận hành các qui chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao
gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các
chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 12
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
1.2.2. Hệ thống kế toán
Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối
tượng quan tâm. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy
mà hệ thống kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Cụ thể có thể diễn đạt như sau :
Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ
thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn
bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Bản thân hệ thống kế toán có khả
năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình.
Môi trường kiểm soát như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ
thống kế toán. Song, hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân
đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây:
- Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi
chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị (tính có thật)
- Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng
đã được phê chuẩn hợp lý (sự phê chuẩn)
- Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nào (sự đầy đủ)
- Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các
chính sách và chế độ kế toán (sự tuân thủ)
- Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ (tính đúng kỳ)
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 13
Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS. Thịnh Văn Vinh
- Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ
hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách liên quan (tính phân
loại)
- Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác
để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị
(chuyển sổ và tổng hợp chính xác)
- Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối
chiếu giữa các bộ phận.
* Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách
và báo cáo kế toán
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ
chức của đơn vị và giữa các tổ chức, các đơn vị với nhau. Chứng từ phải đầy đủ
để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản, công nợ dã được kiểm soát đúng
đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác.
Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với các chứng từ đó là:
- Chứng từ phải được đánh số liên tiếp.
- Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau
đó càng sớm càng tốt.
- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu.
- Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ
kiểm soát nội bộ.
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Vân Anh – CQ46/22.06 14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét